Cómo redactar un correo formal
Podría parecer que una actividad que realizamos en nuestro día a día laboral como esta no tiene gran ciencia. Redactar un correo, como tal, no la tiene; sin embargo, prestar atención y cuidar el formato, estructura y palabras utilizadas no solo contribuye a tu imagen profesional, sino también a un mejor trabajo en equipo y una comunicación más clara dentro de la empresa. Esto agiliza procesos, evita malentendidos y facilita la vida de todos los involucrados.
A continuación, te compartimos algunas recomendaciones para que sepas cómo redactar un correo formal:
Sé breve
Fácil de leer, claro y conciso. Recuerda que, al igual que tú, la persona a quien está dirigido el correo recibe muchos más durante el día. Mantén la comunicación lo más asertiva y eficiente posible.
Responde a todos (Reply to all)
El error más común entre equipos se debe a una mala comunicación. Revisa siempre que todas las personas que sean relevantes estén incluidas. Incluye en copia oculta a las que no sean tan importantes o que no necesiten tomar acción, pero sí seguir el estatus del tema en cuestión.
Asunto descriptivo
El asunto de tu correo debe sintetizar el tema y los archivos adjuntos. Entre el mar de correos que tienen tanto tú como tus destinatarios en su bandeja, contribuir a identificar de forma más sencilla cada uno es algo que facilita el trabajo de todos.
Procura siempre incluir un asunto descriptivo y significativo, acompañado de un guiño de lo que incluirá el correo. Aquí un ejemplo:
Requerimiento de materiales (FORMATO).
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Palabras clave
Existen correos a los que necesitarás volver más tarde. Procura implementar y utilizar tu propio sistema de palabras clave para facilitar la búsqueda cuando sea necesario.
Mantenlo organizado
Contribuye a mantener la comunicación fluyendo de forma ordenada. En lugar de redactar un correo nuevo en cada ocasión, responde sobre el hilo de mensajes que tratan sobre el mismo tema. Esto, además de servir como evidencia, crea un historial sobre el avance del asunto. De igual forma, esto facilita ponerse al corriente sobre cualquier actualización, tanto para nuevas personas que se integren como para los que ya están involucrados desde el inicio. También permite verificar datos o dudas de forma rápida.
Otros tips
- Siempre dirígete en un tono profesional y respetuoso, incluso si no estás seguro de quién leerá el correo. Procura mantenerlo personal y menciona el nombre destinatario en vez de utilizar “a quien corresponda”.
- La oración inicial deberá siempre expresar el motivo principal de tu correo.
- Siempre revisa tu ortografía y puntuación ANTES de enviar el correo. Evita utilizar frases coloquiales.
- Utiliza un lenguaje profesional, claro y conciso.
- Sé considerado y educado. Recuerda siempre utilizar “por favor” y “gracias”.
- Utiliza párrafos dentro de la estructura de tu correo. Evita escribir un bloque grande de texto a renglón seguido. Esto resulta tedioso para quien lo recibe, además de dificultar tanto la lectura como la identificación de los puntos clave que quieres transmitir.