Distracciones que debes evitar en un lugar de trabajo
Las distracciones en una oficina pueden venir de muchas formas, ya sean intencionales o no. Si bien a veces es difícil concentrarse, hay algunos factores organizacionales que juegan un papel determinante en poder realizar una tarea con toda la atención. El New York Times reportó el año pasado que UC Irvine hizo un estudio que encontró que un oficinista promedio es interrumpido cada 11 minutos y que son necesarios otros 25 para volver a lo que estaba haciendo.
No solo se trata de apagar las notificaciones de los correos en la mañana, desconectarte de redes sociales o apartarse del teléfono al final de la jornada para cumplir con las fechas de entrega. Si bien estas medidas ayudan, solo estás lidiando con los síntomas y no con la enfermedad real. A continuación las categorías más comunes de distracciones y lo que puedes hacer para mantenerlas a raya:
Corto periodo de atención
Las constantes e interminables notificaciones de los teléfonos han afectado nuestra atención; es como si tratáramos de atender tres o cuatro cosas a la vez. Lo que agrava más esta situación es que somos muy susceptibles a ellas. Según un estudio de Microsoft de 2016, el periodo de atención de los humanos se ha reducido de 12 a 8 segundos desde 2000. Esta investigación también sugiere que el estar rodeado de estímulos con mucha energía condiciona nuestro cerebro a buscar más información, lo que nos impide concentrarnos en una tarea.
Distracciones tecnológicas
Aunque la tecnología es diseñada para simplificar nuestras vidas, es imposible encontrar a alguien cuya vida no haya sido complicada por ella. Se dice que esta es responsable de la distracción de un trabajador más que cualquier otra cosa. El constante bombardeo de notificaciones, correos, anuncios y mensajes es una gran distracción. Por supuesto, la solución más evidente resulta apagar los avisos de los teléfonos.
Distracciones organizativas
Sin importar que tengas un escritorio organizado o no, tener muchos programas abiertos o distintas cosas a la mano puede impedirte que pongas atención en una sola tarea. Esto puede restar horas de productividad, sin mencionar las llamadas urgentes y otros eventos que demandan tu atención. Las listas de cosas por hacer también pueden ser un enemigo, especialmente si se extienden por semanas o meses. Es importante tener todo planeado, pero una carga muy pesada puede crear fatiga. La mente puede cansarse de tanta urgencia. Aquí es donde entra en juego la administración, sobre todo si la presión ha alcanzado niveles alarmantes.
Tener horarios solo con las labores del día es lo mas sano. Por otro lado, una oficina productiva ayudará a tu mente a sentirse de la misma forma. Cuando se trate de tomar decisiones, tener rutinas es una buena solución.
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Distracciones del ambiente
Estas pueden venir de muchas formas. Los niveles de ruido son quizá las más irritantes. Las ruidosas conversaciones telefónicas, las máquinas en funcionamiento y actividades del exterior pueden perturbarte demasiado. Los clientes mismos suelen ser igualmente un distractor cuando llegan a la oficina. Otros factores, como la temperatura y la iluminación también tienen que ver.
Las juntas son otro elemento a tomar en cuenta. Estas puedan consumir mucho tiempo, sobre todo cuando involucra la participación de personas que nada tienen que ver con tu trabajo.
La movilidad es clave. Cuando algo demanda tu completa atención es necesario encontrar un espacio dedicado completamente a cumplir con tus objetivos. Instaurar periodos de tiempo para llevar a cabo esas labores, asegurándose de que la prioridad sea la misma para todos, es una buena idea.
Distracciones por expectativas
Tus expectativas pueden ser tu peor enemigo. Tener metas irreales puede resultar en una gran decepción por no haberlas cumplido. Por ejemplo, embarcarse en muchas actividades sin tener idea de cuánto tiempo tomará puede volverte loco, dejarte indefenso de los obstáculos y darle expectativas irracionales a los demás.
La solución es mantenerse realista y conocer tus propios límites. No se trata de ponerlos a prueba, sino de mantenerlos balanceados. Se dice que desconectarse puede ser de ayuda para volver a apasionarse y entrar a un estado de confianza al momento de tratar de cumplir con un objetivo. Ir al gimnasio o meditar pueden ser recompensas importantes.
Al superar estos distractores puedes posicionarte para mantenerte lo más concentrado posible. Algunos días serán más productivos que otros y los riesgos seguirán ahí, pero tener una estructura para vencerlos te ayudará a sortearlos con éxito.
Distracciones en el Coworking
Y aunque todo lo anterior ocurre en una oficina tradicional, un Coworking no está exento de distracciones. Aquí te decimos cómo superar algunas de ellas:
Mucho ruido
- Soluciones: Usar audífonos. Encerrarse en una habitación. Algunas de ellas son a prueba de sonido.
Muy callado
- Soluciones: Buscar habitaciones con gente. Hablar con los encargados sobre la posibilidad de establecer más áreas comunes.
Vecinos
- Soluciones: Tratar de informar a tus vecinos de manera educada de que en ocasiones prefieres estar a solas para concentrarte mejor.
Privacidad y confidencialidad
- Soluciones: Conseguir un escritorio apartado contiguo a la pared. Usar un locker para los documentos más sensibles. Apartarte de los demás cuando hagas llamadas delicadas.
Pagos
- Solución: Ver el lado buena de las cosas y de todos lo servicios que están a tu disposición.
Fuentes: Wun Systems