Reglas de etiqueta que debes seguir en una junta de trabajo
Una junta de trabajo es bastante frecuente en la actividad profesional en nuestro día a día. Ya sea entre colaboradores de una misma empresa, con clientes, directivos, etc., esta permite dejar claros algunos puntos esenciales para un negocio.
A pesar de tratarse de una actividad tan común, quizá no estás tan familiarizado con las reglas de etiqueta o formas de comportarse en una reunión como esta. Es probable que, sin darte cuenta, estés actuando de forma que podría ser considerada poco profesional.
A continuación, te compartimos las cosas que puedes hacer y las que no en una junta de trabajo:
PROCURAR
Escuchar atentamente
Escucha de forma activa lo que los demás integrantes de la reunión dicen. Pon atención también en su lenguaje corporal y tono. Esto te ayudará a mediar, en caso de ser necesario, y responder de forma correcta para continuar con una reunión efectiva.
Consumir bebidas
Bebidas no alcohólicas, como agua, café, té o similares, son aceptadas en una junta de trabajo, ya que estas son sutiles, no despiden mucho aroma y no necesitan demasiado espacio o esfuerzo para ser consumidas. En ocasiones, tener una bebida a la mano puede servir como distractor para los nervios o romper el hielo entre los ahí presentes.
Tomar notas
Ya sea en una libreta o en tu computadora, tomar notas es muy distinto a trabajar por completo en otra actividad mientras los integrantes de la junta están hablando. Tomar notas es bien visto, ya que denota que estás prestando atención.
Llevar una agenda
Empezar y terminar a tiempo una junta de trabajo, así como llevar una agenda de los puntos a tratar es imprescindible para evitar que esta se vuelva tediosa, que la conversación se desvíe hacia otros temas y que no se cubran los que eran motivo central de la junta. De igual forma, una agenda previene que la junta se extienda más de lo debido, lo cual agradecerán todos los participantes.
Hacer preguntas
Breves, concisas, y pertinentes. Recuerda que no se trata de un foro de debate. Las preguntas que realices deben ser en relación a los temas que se estén tratando, y con el objetivo de señalar aspectos que se podrían estar dejando fuera de consideración, que no estén claros, entre otros.
Realizar minutas
Poner por escrito los acuerdos y responsables de cada tarea, según lo acordado en la reunión. La minuta debe enviarse ese mismo día por correo, y se da un periodo (generalmente de 24 h.) para que los involucrados confirmen o levanten la voz para alguna corrección. Esto sirve para evitar malentendidos y mantener la organización y los acuerdos; además, permite tener de forma clara las fechas y acciones que corresponden a cada quien.
Enviar la invitación con anticipación
A menos que se trate de una reunión de emergencia, enviar la invitación el mismo día, o peor aún, pocas horas antes, puede percibirse como una falta de respeto para algunas personas, ya que la poca anticipación transmite falta de cuidado o atención, así como desconsideración por el tiempo ajeno.
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EVITAR
Interrumpir constantemente
Espera el momento oportuno para hablar.
Comer
A menos que sea un working lunch, y aún así, evita platillos grasosos, que escurran, que requieran usar las manos o que despidan olores fuertes. En general, recuerda que estás en la junta, concéntrate en eso y mantén tus manos libres para tomar notas. Por supuesto, tu boca también tiene que estar libre hablar cuando sea tu turno o quieras hacer alguna pregunta o aportación.
Revisar constantemente el teléfono
Concéntrate en el presente, pon atención a la junta y evita estar revisando tu celular y/o redes sociales. La junta de trabajo fue convocada para alinear a varias personas sobre algún tema, informar, llegar a un acuerdo, etc. Si no prestas atención, tu presencia ahí es inútil.
Llegar tarde
Demuestra falta de consideración por la agenda de la reunión y el tiempo de los otros participantes.