El espacio perfecto para organizar eventos corporativos
Elegir el espacio perfecto para eventos corporativos requiere tomar en cuenta aspectos clave para garantizar la satisfacción de los asistentes y que todo salga de acuerdo a lo esperado.
Aunque, inicialmente, escoger un espacio puede significar una mayor inversión de tiempo y esfuerzos, esto ayudará a prever contratiempos y a cerciorarse de que todo esté en orden cuando llegue el momento.
A continuación, te compartimos los aspectos importantes que hay que tomar en cuenta al elegir el lugar ideal para eventos corporativos:
1. Ubicación
Si se trata de un evento local, lo más conveniente es que la sede se encuentre a una distancia razonable de los hogares u oficinas de los asistentes.
Si se trata de un evento internacional, o que involucra a personas viajando de otros estados para asistir, convendría mejor un lugar cerca del aeropuerto o de los hoteles en los que se hospedarán.
En cualquiera de los casos, es importante considerar el tráfico, las horas pico y el transporte. Resulta esencial considerar las opciones de movilidad y estacionamiento relacionados con la logística y ubicación del lugar a elegir.
2. Estacionamiento
Un lugar con estacionamiento es el sueño de todos los que asisten a eventos. Su importancia radica en la comodidad que ofrece a los asistentes; de cualquier manera, también es posible compensar la falta de uno con un servicio de valet parking o de transporte desde algún punto hacia el evento.
Otra opción es buscar convenios con estacionamientos cercanos para reservar lugares y conseguir algún descuento en las tarifas.
3. Capacidad
La capacidad de las salas y/o salones es fundamental por varias razones. Primero, por la comodidad y montaje del evento, si se utilizan mesas, sillas, etc., la capacidad puede variar aunque el espacio sea el mismo.
En segundo lugar, existen códigos de seguridad y contra incendios que el lugar debe cumplir, los cuales están sujetos también a un aproximado de personas.
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4. Acústica
La mala acústica de un espacio puede hacer que sea difícil escuchar a los demás, obligando a los asistentes a levantar la voz y sentirse abrumados o estresados. Un techo bajo hará que el lugar parezca acogedor, pero lo hará más ruidoso si está lleno. Por el otro lado, un lugar grande al estilo de un almacén resultará en ecos, o lo que los arquitectos denominan como reverberación. Al elegir un lugar para albergar eventos corporativos, es importante tener presente el número de personas que asistirán para contemplar la acústica.
5. Ambientación
La decoración existente del lugar cuenta, ya que, si esta es agradable o cumple con el carácter del evento, invertir en elementos externos para adecuarlo no será necesario. También podría significar una reducción de la cantidad de dinero que hay que invertir en decoración. Además, una gala requiere un lugar distinto al de una ponencia o congreso. El ambiente y el lugar deben ir de la mano con la esencia del evento.
6. Servicios y amenidades
Cuestiones como que el lugar cuente con cocina y pueda proporcionar catering puede resultar conveniente, ya que reduce logística para la empresa que realiza el evento. De esta manera, los dueños del lugar serán los encargados de supervisar este aspecto. Esto puede ser una buena opción, aunque no del todo si lo que se busca es mayor control o calidad. Es importante verificar y hacer pruebas si se va a contratar un servicio así.
En ocasiones, el mismo lugar puede ofrecer mobiliario, iluminación y otros servicios que representan un ahorro económico y de esfuerzos.
